Resan med IUFRO och Invajos avancerade konferenslösningar och projektledning.
2017 - Resan började när SLU (Sveriges lantbruksuniversitet) och Akademikonferens sökte om att vara värd för IUFRO i Stockholm och behövde en offert från oss. Det var här våra diskussioner och planeringen började.
2019 - SLU tilldelades äran att vara värd för IUFRO 2024. Vid denna tidpunkt började vi sätta upp en detaljerad tidslinje, systemkonfigurationer och andra viktiga förberedelser.
2021 - Vi började med en viss uppsättning av våra system, huvudsakligen vårt abstractsystem.
2022 - Vi öppnade de särskilda förslagen för IUFRO via abstractsystemet. De som var intresserade av att leda sessioner lämnade in förslag, med cirka 300 inlämningar mottagna, blev 200 accepterades. Det skedde därmed en bedömning och urvalsprocess, vi hade hand om utskicken kring detta.
2023 - Abstractinlämningar för de accepterade sessionerna började, med över 5 000 abstracts mottagna under första halvåret. Den andra halvan fokuserade på urvals- och accepteringsprocessen. Vi arbetade också mycket med schemaläggning och hjälpte till med registreringssystemet. Anmälan för registrering öppnades den 2 juni.
2024 - I våras skötte vi schemaläggning, informationsdistribution, uppladdningar av presentationer, insamling av poster och presentationsmaterial samt apputveckling.
Allt gick inte som förväntat
Vi var ofta tvungna att följa upp med författare, granskare, och arrangörer. Vi behövde också utveckla systemet ytterligare för att möta föränderliga behov. Tyvärr stötte vi på problem med en extern tjänst relaterad till postersessionen, vilket krävde att vi kontaktade deras supportteam. Även om de första två dagarna var utmanande, löste vi problemen för resten av konferensen.
Sammantaget var det en anmärkningsvärd resa, och vi är stolta över vår roll i att göra IUFRO 2024 till en framgång.
Är du nöjd med resultatet?
Jag är mycket nöjd med resultatet och hela processen. Det förtroende vi fick från andra var särskilt givande; de lyssnade på och implementerade många av våra förslag. Det som skiljer oss ut är inte bara vår expertis inom abstract hantering utan vår förståelse för komplexiteten i olika typer av möten, särskilt komplexa vetenskapliga konferenser. Vi tog itu med utmaningen på flera nivåer och säkerställde evenemangets framgång.
Andreas Andersson, COO Invajo AB
The IUFRO 2024 Scientific Committee sincerely appreciates the invaluable support from Invajo. Their expertise and knowledge were pivotal to the success of our event. The systems functioned very well, even for a congress of such scale and complexity. Their solution-oriented approach and professionalism ensured a smooth and enjoyable experience. Throughout our collaboration, Invajo proved to be a trustworthy and helpful partner. I can highly recommend Invajo for any future conferences across all fields.
Elena Paoletti, Research Director, National Research Council, Italy, Scientific Committee Chair, IUFRO 2024
You delivered top class and you have been one of the corner stones for the success of the Congress! It has been a true pleasure working with you!
Fredrik Ingermarsson, Director of IUFRO World Congress 2024
It has been a genuine pleasure working with you and your team. Your professionalism, dedication, and collaborative spirit have made this Congress both successful and enjoyable. I appreciate everyone's effort and hard work.
Karin Hornay, Project Manager for IUFRO World Congress 2024 at SLU
We didn’t just deliver a system for IUFRO 2024; we played a significant role in sharing our expertise, offering advice, and guiding the entire organization through the scientific management process. Our experience with a similar large-scale event, EUROMATH 2019, with 2,500 abstracts, was invaluable.”
Andreas Andersson, COO, Invajo
