Ordlista med eventtermer från A till Ö - Förstå eventvärlden

Tekniken och utrustningen som används för ljud, ljus och visuella presentationer under eventet.

Ett detaljerat schema som beskriver programmet och de aktiviteter som planeras för evenemanget.

Ett akademiskt abstract är en kortfattad sammanfattning av en forskningsstudie, uppsats eller presentation, som ger en översikt över de viktigaste aspekterna och resultaten av arbetet. Det fungerar som en förhandsgranskning, hjälper läsare, bedömmare eller arrangörer att snabbt förstå innehållet och betydelsen av forskningen utan att behöva läsa hela uppsatsen eller presentationen. Akademiska abstrakt används ofta i konferenser, tidskrifter och akademiska publikationer.

En avtalsbestämmelse som anger villkoren för om/när ett event kan ställas in och eventuella tillhörande påföljder. Bra att ange på bokningssidan.

En breakout session är en mindre, fokuserad session eller workshop som äger rum under ett större evenemang. Dessa sessioner gör det möjligt för deltagarna att fördjupa sig djupare i specifika ämnen, utbyta idéer, och delta i mer interaktiva diskussioner.

Begreppet deltagarhantering är när man hanterar eventdeltagare för att se till att alla deras data är korrekta och uppdaterade, t.ex. att de har rätt information, fått sina biljetter vid rätt tidpunkt samt hanterat utestående betalningar.

En lista över alla anmälda deltagare, inklusive relevant information. I ett eventhanteringssystem kan deltagarlistan vara en mycket användbar resurs där arrangören kan kontrollera all deltagarinformation, loggar, biljetter och svar. Det är också en plats där arrangörerna kan skicka meddelanden till deltagarna och uppdatera deras information.

Ett frågeformulär som skickas till deltagarna för att samla in feedback och insikter om evenemanget.

En individ eller grupp med intresse eller inflytande i evenemanget, till exempel sponsorer, deltagare, eller arrangörer.

En mobilapplikation utformad för att ge evenemangsinformation, scheman, påminnelser/information från arrangörer, sponsorer, splashannonser, mentometer och mycket mer.

Den ekonomiska planen som beskriver beräknade kostnader och intäkter för ett evenemang. Med en bra evenemangsbudget kan en arrangör också beräkna evenemangets ROI.

Deltagare till ett event. Kan delta live på plats eller online via en virtuell plattform.

Processen att planera, organisera och genomföra evenemang för att uppnå specifika mål, till exempel konferenser, kurser, nätverksträffar, fester eller företagsmöten.

Ett eventhanteringssystem är en programvara eller digital plattform utformad för att effektivisera och automatisera olika aspekter av evenemangsplanering och genomförande. Det hjälper evenemangsarrangörer att hantera registreringar, deltagardata, biljetter och kommunikation, vilket förbättrar övergripande effektivitet och organisation för framgångsrika evenemang.

Evenemangsmarknadsföring avser marknadsförings- och reklamaktiviteter som används för att locka deltagare och skapa intresse för eventet. Detta kan innebära e-postkampanjer, kampanjer på sociala medier, traditionell reklam samt influencer-marketing.

Den fysiska platsen där ett evenemang äger rum, till exempel ett konferenscenter, hotell eller utomhusutrymme.

Ett miljömedvetet event som syftar till att minimera avfall och dess övergripande miljöpåverkan.

Ett hybridevenemang är ett evenemang som kombinerar fysisk och online (virtuell) närvaro. Kräver någon form av virtuell plattform för videoströmmar och andra verktyg för att göra evenemanget bra.

En framstående och inflytelserik talare som oftast är schema lagd till en av huvudsessionerna. Oftast är detta inbjudna talare.

En minut-för-minut översikt över eventets schema och aktiviteter för evenemangspersonal, volontärer och annan bemanning på plats. Andra ord för detta kan vara Eventschema, Tidsschema, Körschema, Run of show.

Processen att sätta upp och riva ner eventutrustning och material. T.ex. skrivare för "Print-on-demand", E-posterskärmar eller monterbås.

Samlingsbegrepp kring att samordna och hantera olika operativa aspekter av ett evenemang, såsom transport, boende och utrustning.

En detaljerad strategi som beskriver hur man evakuerar deltagare säkert i händelse av en nödsituation vid fysiska händelser.

En person som ansvarar för att hantera all logistik och körschema på plats under evenemanget.

En PCO (Professional Congress Organizer) är ett företag/organisation som erbjuder omfattande tjänster för planering och genomförande av olika evenemang, särskilt konferenser och möten. De kan hantera evenemangslogistik, val av plats, registrering, innehållshantering, marknadsföring, hantering på plats och ekonomiska aspekter. Genom att låta PCOn ta på sig dessa ansvarsområden så kan konferensarrangören istället fokusera på evenemangets innehåll och mål samtidigt som de säkerställer smidiga och framgångsrika sammankomster som lämnar ett bestående intryck på deltagarna.

En visuell representation av platsen där eventet håller till. Den visar exempelvis placering av montrar, scener och andra områden. Kan även inkluderas i eventappen.

Print-on-Demand (POD) inom eventhantering gör det möjligt att skriva ut badges direkt på plats när deltagarna checkar in, ofta via QR-kod. Detta säkerställer att varje badge är personlig, uppdaterad med sista-minuten-ändringar och endast produceras vid behov. POD minskar svinn från uteblivna deltagare, minskar lager- och logistikkostnader, förbättrar ankomstupplevelsen med snabbare incheckning och bibehåller varumärkeskonsekvens samtidigt som hållbara eventpraktiker stöds.

‍

Processen för att säkerställa deltagarnas säkerhet och komfort under stora sammankomster.

En RFP, på svenska offertförfrågan, är ett dokument som skickas till potentiella eventleverantörer som beskriver evenemangskrav och bjuder in dem att lämna in sina förslag och bud. Detta i syfte att jämföra kostnader, tjänster och lösningar.

Processen genom vilken deltagare anmäler sig till ett evenemang, fyller i nödvändiga uppgifter och ofta gör betalningar. Använd ett eventhanteringssystem som gör processen enkel och pålitlig.

En reply form är samma sak som svarsformulär. Vilken används för att samla in svar från deltagare/gäster.

Ekonomiskt stöd eller tillhandahållande av resurser från företag eller organisationer i utbyte mot branding och exponering vid evenemanget.

Reklamartiklar eller varor som ges till deltagarna som souvenirer.

Ett företag eller en organisation som visar upp sina produkter eller tjänster på ett evenemangs utställningsområde. Kan göras fysiskt i liveevenemang eller digitalt i virtuella evenemang om plattformen har dessa funktioner. Invajos Beyond plattform har givetvis stöd för detta.

I samband med akademiska eller vetenskapliga konferenser sammanfattar ett abstract för en poster innehållet som kommer att visas på en skärm under konferensen. Posterbstrakt inkluderar vanligtvis forskningsmålet, metodik, nyckelresultat och slutsatser. Posters gör det möjligt för forskare att visuellt presentera sitt arbete och interagera med deltagarna genom informella diskussioner och frågor och svar.

En virtuell plattform används för event som streamas online, eller som ett hybridevenemang med både online- och fysiskt deltagande. En bra virtuell plattform innehåller funktionalitet för streaming, breakout-sessioner, chatt, forum, sponsorer, schema och mer.