Professionell konferens- och eventarrangör (PCO) – Expert på eventplanering och konferenser
Ett Event PCO (Professional Conference Organizer) är ett specialiserat företag som erbjuder kompletta tjänster för eventplanering och konferensarrangemang. Dessa experter hanterar hela processen – från idé och strategi till genomförande – med särskilt fokus på konferenser, kongresser, möten och virtuella konferenser.
Vad gör en PCO? Nyckeltjänster och ansvarsområden
- Eventplanering och strategi
En PCO utvecklar en detaljerad eventstrategi tillsammans med kunden, med fokus på mål, målgrupp, budget, tidsplan och format. Genom professionell planering säkerställs att varje evenemang blir framgångsrikt och engagerande. - Val av lokal och kontraktsförhandling
PCO-företag hjälper till med lokalbokning, förhandlingar och avtal, för att hitta rätt plats som passar både budget och evenemangets storlek. - Registrering och deltagarhantering
PCOs erbjuder fullständig deltagarhantering, inklusive registrering, kommunikation med deltagare och stöd vid särskilda behov. Många samarbetar med digitala partners som Invajo, för effektiv hantering av online-registrering och eventplattformar. - Programutveckling och innehållshantering
PCOs arbetar med arrangörer för att skapa engagerande program och relevant innehåll, så att agendan motsvarar både deltagarnas intressen och eventets syfte. - Marknadsföring och promotion
Med effektiva strategier för eventmarknadsföring, digitala kampanjer, sociala medier och riktad outreach, hjälper PCOs till att öka synlighet, deltagande och intresse för konferenser och möten. - Logistik och på plats-hantering
PCOs planerar all eventlogistik, från transport, AV-utrustning och catering till boende. På plats säkerställs en smidig genomföring, så att alla delar av evenemanget fungerar sömlöst. - Sponsring och utställarhantering
PCOs hjälper till att säkra sponsorer och hantera utställardeltagande, vilket skapar värdefulla partnerskap och ökar eventets genomslag. - Ekonomihantering
En PCO ansvarar för budgetering, kostnadskontroll och ekonomisk rapportering, vilket ger full kontroll över eventets finanser. - Utvärdering efter event
Efter eventet genomför PCOs utvärdering, samlar feedback från deltagare och identifierar förbättringsområden för framtida konferenser och evenemang. - Efterlevnad och juridik
PCOs säkerställer att alla lokala regler och säkerhetskrav följs, vilket garanterar ett tryggt och juridiskt korrekt event.
Varför anlita en PCO?
En professionell konferens- och eventarrangör fungerar som en erfaren partner som tar hand om hela eventplaneringen och genomförandet, vilket frigör tid för kunden att fokusera på innehåll och mål. Genom expertis inom eventhantering, konferensorganisation och virtuella event skapas minnesvärda och effektfulla evenemang som engagerar deltagarna och lämnar ett bestående intryck.
Invajo erbjuder ett komplett system för event- och konferenshantering, som underlättar planering, registrering och genomförande av både fysiska och virtuella evenemang.
Läs mer om det här.
Invajo samarbetar med flera svenska PCO:er Akademikonferens, meetagain, Nordic Congress, Meet X, Reed & Mackay, och många fler.
