Tom, vår Senior Project Manager, delar viktiga tips för att arrangera stora konferenser
Innan Invajo arbetade Tom fyra år på Conventum i Örebro som projektledare för stora möten med över 400 deltagare. Han var ansvarig för olika evenemang, inklusive vetenskapliga konferenser, politiska kongresser och företagsevenemang. Hans huvudsakliga fokus var på projekt- och personalhantering, men han spelade också en nyckelroll inom logistik, flöden och deltagarhantering. Toms praktiska tillvägagångssätt och skicklighet i att hantera olika evenemangstyper gör honom till en viktig medlem i Invajo-teamet.
3 viktiga tips för att framgångsrikt arrangera stora konferenser
1. Börja med ett starkt program
För vetenskapliga konferenser är det viktigt att göra ditt program klart tidigt, eftersom det uppmuntrar till tidiga registreringar. Ett vanligt misstag är att vänta för länge för att slutföra programmet. Programkommittén spelar därmed en avgörande roll för att forma evenemangets kvalitet.
2. Våga marknadsföra ditt evenemang
Tveka inte över att marknadsföra din konferens. Dela information i stor utsträckning, inte bara via interna kanaler. Uppmuntra folk att sprida information om konferensen, det kan vara moderatorer, talare, de som är på plats på konferensen och många fler. Detta kommer att locka fler deltagare.
3. Var inte rädd för att be om hjälp
Stora konferenser kommer med mycket detaljer, mer än du kan förvänta dig. Ha modet om att be om hjälp när du behöver det. Det är också viktigt att dela upp ansvaret tidigt, särskilt när det gäller sponsorer och utställare. Tydlig delegering av uppgifter säkerställer en smidigare planering och genomförande.
Dina tankar om evenemangsbranschens framtid?
Hybridmöten kommer sannolikt att bli vanligare när tekniken blir billigare och lättare att hantera. Detta gör det möjligt för evenemang att nå en bredare publik, det fungerar annorlunda nu jämfört med tiden före pandemin.
Toms tidigare erfarenhet på plats, kombinerat med hans nuvarande roll, gör honom till en ovärderlig tillgång för Invajos team. Hans djupa förståelse för både de operativa och logistiska aspekterna av event gör att han kan se till att allt går smidigt. Toms insikter och expertis bidrar väsentligt till vår framgång, att leverera exceptionella evenemang.