Effektiv Hantering av Eventdeltagare: Använd QR-koder för smidigare incheckning och överblick
Automatiskt genererade QR-koder för dina deltagare
Med en modern plattform som Invajo, kan du automatiskt generera en unik QR-kod till varje deltagare. Denna kod skickas med i deras bokningsbekräftelse, redo att användas vid incheckning. När deltagaren anländer, scannar de helt enkelt sin QR-kod och all nödvändig information blir omedelbart tillgänglig för dig – deltagarens namn, bokade event och eventuella specialönskemål såsom dietrestriktioner eller transportbehov.
Så här gör du i Invajo Classic:
För att skapa en QR-kod går du till dina eventinställningar under "Bokningsinformation" och bockar i rutan för "Inkludera en QR-kod för varje deltagare". Nu kommer alla bokningar automatiskt att generera en QR-kod, vilket gör att du kan fokusera på andra viktiga delar av ditt event.
Så här gör du i Invajo Beyond:
För att skapa en QR-kod går du till helt enkelt in i eventet, därefter redigerar du antingen bokningsbekräftelsemailet eller en separat emailmall. Lägg till taggen {{ qr_code }}. Du bestämmer själv var i emailet du vill att QR-koden skall ligga. Nu kommer det automatiskt genereras en unik QR-kod för varje deltagare som får detta mail.
Snabb och säker incheckning med din egna mobil
Mobilappar för eventhantering har blivit en standard, vilket gör det möjligt att på ett smidigt sätt hantera deltagare och event i realtid. Invajo har tagit detta ett steg längre, nu behöver du inte ens ladda ner en unik app. Gå bara till checkin.invajo.com på din mobiltelefon och logga in med ditt vanliga inlogg och vips så har din mobila enhet förvandlats till en handscanner. Nu kan du skanna in deltagare med deras QR-koder på nolltid. Detta ger en smidig överblick över vilka som är på plats, deras specifika grupper och bokade aktiviteter.
Skanna in deltagare utan en app:
- Gå till checkin.invajo.com i din webbläsare.
- Logga in med dina vanliga användaruppgifter.
- Läs enkelt av deltagares QR-koder och checka snabbt och enkelt in dem.
Planera och schemalägg utskick av QR-kod
En funktion som blivit alltmer populär är möjligheten att bestämma när QR-koder skickas ut. Detta är särskilt användbart om du vill säkerställa att dina deltagare endast får tillgång till sin QR-kod nära inpå eventet. Genom att anpassa utskicket kan du även öka säkerheten för dina event.
Tips i Invajo Classic:
Om du vill skicka ut QR-koden strax före eventet, avaktivera QR-funktionen när du först skapar ditt event. När tiden är inne går du till eventets redigeringssida, aktiverar QR-funktionen och sparar ändringarna. Deltagarna får då automatiskt sin QR-kod skickad till sig i rätt tid.
Analysera deltagarstatistik i realtid
All incheckningsdata synkas i realtid så att det är enkelt för, t.ex. en projektledare att håll koll och göra justeringar i köflödet eller annan relevant info.Efter eventet är det viktigt att kunna utvärdera deltagarstatistiken för att få en bättre överblick över närvaro, no-shows och engagemang. Genom den data som samlas in via QR-koder kan du enkelt analysera och optimera framtida event.