5 steg till att planera hållbara evenemang
1. Organisera och integrera hållbarhet i hela eventprocessen
Allt börjar med struktur. Utse en ansvarig för hållbarhetsfrågorna som har mandat att fatta beslut. Förankra hållbarhetsarbetet i hela organisationen så att det inte blir en enmansfråga. Involvera alla funktioner – från projektledning till teknik och kommunikation.
Vad vill ni uppnå med evenemanget? Definiera både det övergripande syftet och sätt upp realistsiak, mätbara och uppföljningsbara hållbarhetsmål. Det kan till exempel handla om att minska avfall, öka återbruk, erbjuda fossilfria transporter eller sänka energiförbrukningen.
Exempel på mål: “Minst 70 % av allt eventmaterial ska kunna återanvändas.”
👉 Tips: Inkludera hållbarhet vid uppstart och i avstämningar – gör det till en självklar del av projektet.
2. Välj plats och tid med omsorg
Platsvalet påverkar allt – från transporter till energiförbrukning och som tar hänsyn evenemangets syfte. Välj en lokal som uppmuntrar deltagare att använda kollektivtrafik, samåkning eller cykel. För längre resor – överväg att subventionera tåg framför flyg. Välj gärna en plats som har miljöcertifiering (t.ex. ISO 14001 eller EMAS). Detta innebär att de har dokumenterade rutiner för energiförbrukning, avfallshantering, vattenanvändning och mer. Många lokaler erbjuder också klimatkompensation, återvinning och lokalproducerad mat som standard. Ta hänsyn till omgivningen, säkerheten och andra pågående evenemang i området.
👉 Tänk på: bullerstörningar, tillgång till el, samt påverkan på natur och boende i närheten.
3. Följ lagar och sätt mätbara hållbarhetsmål
Utöver de egna målen är det viktigt att följa gällande lagar och regler kring säkerhet, buller, ljus, avfall, matservering och alkohol. Dokumentera era mål och gör resultaten synliga – både internt och externt.
👉 Tips: Använd en checklista för att säkerställa att ni uppfyller alla krav – det underlättar även vid uppföljning.
4. Digitalisera så mycket som möjligt
Använd digitala kanaler så långt det går, både före, under och efter evenemanget. Om fysiskt material behövs, välj miljövänliga alternativ som går att återanvända. Undvik datum på trycksaker så de kan användas igen.
Exempel: Genom att välja en digital plattform för registrering, deltagarhantering och kommunikation kan du även undvika tryckmaterial, vilket både minskar miljöpåverkan och ökar flexibiliteten.
👉 Tips: Lyft gärna upp era partners i kommunikationen – visa hur samarbetet skapar ökat värde för båda parter.
5. Hållbara leverantörer och transporter
Allt du beställer – från scener och ljud till mat, dryck och logi – påverkar klimatavtrycket. Välj därför samarbetspartners som delar dina ambitioner. Gör en hållbarhetsanalys av företag ni samarbetar med. Ställ frågor om deras arbetsmetoder, leveranskedjor och resor. Prioritera digitala möten och skapa gemensamma mål kring hållbarhet. Be om certifieringar som FSC (för trycksaker), ekologisk märkning, lokalproducerat och energieffektiva lösningar.
Ibland behövs fysiskt material, men då bör du säkerställa att det är producerat på ett ansvarsfullt sätt. Välj FSC- eller PEFC-certifierade tryckerier och efterfråga full spårbarhet i hela tillverkningskedjan. Detta är särskilt viktigt i offentlig sektor, där EU-direktiv kräver att man kan redogöra för ursprung och miljöpåverkan i varje produktionsled.
Transporter står för en stor del av ett events totala klimatpåverkan. Jobba med logistikpartners som erbjuder fossilfria transporter eller klimatkompensation.
👉Checka leverantörerna: Kan de redovisa ursprung och miljöpåverkan i sin produktion? Det är i linje med EU:s kommande krav på spårbarhet och produktpass.